Kayıtlı elektronik postalar elektronik ortamlarda belge ve bilgi kullanımlarında sıklıkla kullanılan postaların hukuki delil oluşturan, güvenli şeklidir. Ticari işlerin daha verimli biçimde yapılabilmesi, zaman açısından da kişilere kazanç sağlaması belgelerin de teşkil etmesi nedeniyle önemli sistemleri oluşturmaktadır. Kayıtlı elektronik posta tüzel ve gerçek kişilere çeşitli avantajlar sağlaması sebebiyle de kullanılmaktadır. Kayıtlı elektronik posta sistemlerini kullanmak amacıyla adres almak isteyenler yazılı gerekli belgeleri hazırlamak zorundadır. Elektronik ortamlarda gerçekleşen resmi yazışmaların da yasal düzenlemeler kapsamında güvenli ve uygun şekilde yapılmasını sağlayan posta adresidir. Elektronik ortamlarda iletilerin güvenli şekilde gönderilmesi istediğinde dünyada ve ülkemizde elektronik postalar sıklıkla kullanılmaktadır. Kep adresleri hukuki, ticari, resmi paylaşım ve belgelerin gönderildiği şekli koruyarak güvenlik sağlamaktadır. Kamu kuruluşları ve kurumları, işletmeler de vatandaşların kayıtlı postalar üzerinden hazırladığı belgeyi güvenli biçimde göndermektedir.
KEP Adresleri Nasıl Alınır?
Kayıtlı elektronik posta sistemlerini kullanmak amacıyla adres almak isteyenler gerekli belgeleri almalıdır. Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıların birine başvurulması gerekir. Öncelikle evrakların tamamlanmış olması gerekmektedir. İhtimaller doğrultusunda değerlendirme yapılarak başvuru yapılması gerekmektedir. KEP adresi alınırken gerekli unsurların toplanması lazımdır. Bireysel yapılan başvurularda pasaport, kimlik kartı, fotoğraflı, üzerinde TC. kimlik numarası olan geçerli resmi belgelerin kullanılması gerekmektedir. Tüzel kişi başvurularındaysa noter tarafından onaylanan imza sirküsü çıktısı, ticaret sicil tasdikname veya faaliyet belgesinin aslının olması, tüzel kişiler adına doldurulan ön başvuru formu, başvurular vekalet üzerinden yapılacaksa tüzel kişileri yetkilendirme belgesi gerekir. Kamu kurumlarına başvurulardaysa kamu kurumlarının üst düzey yetkililerince imzalanan resmi yazılar, kurumlar adına doldurulan kayıtlı elektronik porta hesapları ön başvuruları formu, başvuruların kim tarafından yapıldığının anlaşılması amacıyla pasaport, nüfus cüzdanı, sürücü belgesi şeklinde üzerinde kimlik numarası olan resmi belgeler gerekmektedir. Kurum adına doldurulan kep hesapları için ön başvuru formlarının da olması gerekmektedir.
KEP Adresinin Kapatılması Nasıl Olur?
KEP hesapları kapatılmak istendiğinde elektronik posta hizmet sağlayıcılar internet sayfasından veya çağrı merkezinden bu taleplerini bildirmelidir. Gereken kimlik doğrulaması yapıldığı zaman adresler kullanıma kapalı olmaktadır. Bu şekilde posta alınamamakta ve gönderilememektedir. Kapatılması ardından 3 aylık bir süre daha kep adresleri sahiplerinin belgelere ve iletilerinin hepsine ulaşabilmesi için açık bırakılmaktadır. KEP adreslerinin kapatılma işlemleri de hukuki işlemleri yapmayı gerekli kılabilir. Somut olayların durumları da avukat yardımlarıyla değerlendirilmesi ardından olumsuz şekilde sonuçlar doğuran işlemler de dikkatli şekilde yapılmalıdır. Kayıtlı elektronik posta sisteminde yer alan belgeler ve bilgiler gerektiği zaman hukuki bakımdan da sonuçlar oluşturabilir. Gerçek kişiler ve kurumlarla anlaşmazlık yaşanmaları, hukuki deliller gerektiren belge kullanılması gerektiği zaman da süreçlerin sorunsuz biçimde ilerlemesi için avukat yardımları alınması gerekir.
KEP Adresi Kullanım Alanları
Kurumlar içinde çalışanlar, kurumlar arasında ki yazışmalar vatandaşlar arasında da çeşitli yasal belgelerin gönderimi, elektronik faturaların gönderimi, başvuru yapılması, sözleşme düzenlemeleri, ihale teklifi gibi çeşitli alanlarda da kullanılmaktadır. Fiziksel ortamlarda ıslak imzalı biçimde gönderilen belgeler kayıtlı elektronik postalarla elektronik ortamlara aktarılmaktadır. Kişiler elektronik ortamlarda kaydedilen yazışma, belgeler gibi içerikleri de ileride karşılaşılacak anlaşmazlık durumlarında kendi lehlerine delil olarak kullanılabilir. Bu şekilde de kişiler KEP ile yasal güvence altında olmaktadır. Kurumlarda aynı biçimde diğer müşterilerle, kurumlarla, çalışanlarla ve iş ortaklarıyla da sistemlerden yaptıkları iletileri ve yazışmaları elektronik ortamlara taşırlar. Uyuşmazlık durumunda da bu şekilde güvence olmaktadır. Kurumlara belgeler gönderildiği durumda kurumların inkar etmesi durumunda KEP üzerinden de belgelerin gönderilerek karşı taraflara ulaştığı sistemlerde kanıtlanması mümkündür.